DENEY TALEPLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ

1. Amaç, Kapsam ve Sorumlular
Bu prosedürün amacı; PGM’ye gelen deney taleplerinin laboratuvar deney kapsamına ve mevcut kapasitesine göre uygunluğunun değerlendirilmesi, kabul edilen talepler için deney yapılacak cihazların teslim alınması, işaretlenmesi, muhafazası, nakli ve iadesi için uygulanacak yöntemlerin belirlenmesidir.
Laboratuvara gelen veya gönderilen deney yapılacak bütün cihazları kapsar.
Bu prosedürün uygulanmasından PGM Müdürü ve İdari İşler ve Lojistik Grubu Sorumludur.

2. Tanımlar, Terimler, Kısaltmalar ve İlgili Dokümanlar
2.1. Tanımlar ve Terimler
2.1.1. Deney Talebi: PGM’ye yapılan tüm deney müracaatları deney talebi olarak adlandırılmıştır.
2.1.2. Deney Laboratuvarları: PGM’de faaliyet gösteren EMC, LVD, SAR ve RF laboratuvarları deney laboratuvarları olarak adlandırılmıştır.
2.1.3. Birim: PGM’de faaliyet gösteren Deney Laboratuvarları, Kalite ve Akreditasyon Grubu, İdari İşler ve Lojistik Grubu birim olarak adlandırılmıştır.
2.2. Kısaltmalar
2.2.1. PGM: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Piyasa Gözetim Laboratuvarı Müdürlüğü
2.2.2. EMC: Elektromanyetik Uyumluluk
2.2.3. SAR: Özgül Soğurma Oranı
2.2.4. LVD: Alçak Gerilim Direktifi
2.2.5. RF: Radyo Frekansı
2.3. İlgili Dokümanlar
2.3.1. LAB-PR-05 Uygunsuzlukların Kontrolü Prosedürü
2.3.2. LAB-TL-05 Arşiv Talimatı
2.3.3. LAB-TL-15 Deney Sonuçlarının Raporlanması Talimatı
2.3.4. LAB-FR-20 Cihaz Kabul ve Teslim Formu
2.3.6. LAB-FR-32 Deney Raporu Formu
2.3.7. LAB-FR-35 Deney Sonuç Formu
2.3.9. LAB-FR-47 Deney (Test) Başvuru Formu
2.3.10. LAB-FR-62 Deney Ücreti/Masrafı Hesaplama Formu
2.3.11. Deney Takip Listesi
2.3.12. TS EN ISO/IEC 17025 Standardı
2.3.13. Telsiz ve Telekomünikasyon Terminal Ekipmanlarının Piyasa Gözetimi ve Denetimine Dair Yönetmelik
2.3.14. Bilgi Teknolojileri Ve İletişim Kurumu Piyasa Gözetimi Laboratuvarı imkanlarından Yararlanılabilmesi İçin Usul Ve Esaslar.

3. Prosedürün Ayrıntısı
3.1. Genel
3.1.1. PGM’ye yapılan tüm deney taleplerinde LAB-FR-47 “Deney (Test) Başvuru Formu” kullanılması esastır. Ancak, kiralama taleplerinde işlemler sözleşmeye göre yapılır. PGM’ye deney yapılmak üzere getirilen numune cihazların çalışıp çalışmadığı ve laboratuvar deney kapsamına ve kapasitesine uygunluğu kontrol edilerek talebin kabul veya reddine PGM Müdürü tarafından karar verilir.
3.1.2. Deney yapılmak üzere laboratuvara kabul edilmesi uygun görülen cihazların fiziksel kontrolü İdari İşler ve Lojistik personeli tarafından yapılır. Kontrol sonucunda kırık veya bozuk durumda olan veya eksik parçası olan cihazlar LAB-FR-20 “Cihaz Kabul ve Teslim Formu” üzerinde açıklama yapılarak cihaz (deney talebi) reddedilir. Fiziksel kontrolden geçen ve laboratuvar kapsamına ve kapasitesine uygun olan cihazlar, ePGD sistemi üzerinden teslim alınır.
3.1.3 Yapılan talep ve teklifler PGM Müdürü tarafından gözden geçirilir. Gerekirse ilgili laboratuvardan bilgi alınmak suretiyle uygulanacak metotlar da dâhil olmak üzere şartların açık ve anlaşılır olması sağlanır. Gözden geçirme işlemi ve yapılan değişiklikler kayıt altına alınır. Talep edilen deneyler için cihaz hakkında yeterli bilginin verilmemiş olması veya verilen bilgi ile cihaz arasında uyumsuzluk tespit edilmesi veya deneyler için gerekli yardımcı ekipmanların (kablo, anten, batarya, adaptör, yazılım gibi) verilmemiş olması durumunda deneylere başlanmaz ve talep sahibinden gerekli eksikliğin giderilmesi istenir.
Söz konusu eksikliğin/uygunsuzluğun deney sırasında tespit edilmesi durumunda da deney işlemi durdurularak talep sahibinden gerekli eksikliğin/uygunsuzluğun giderilmesi istenir.
Eksikliğin giderilmesi için cihaz/modül/ekipman değiştirilmesi/yenilenmesi/tamamlanması gerektiği, bu işlemin 10 gün içerisinde yapılmaması halinde söz konusu cihaz ile ilgili oluşturulan deney kayıtların silineceği müşteriye bildirilir.
Eksikliğin tamamlanmasını müteakip deney işlemlerine devam edilir. Bu tür durumlarda LAB-PR-05 “Uygunsuzlukların Kontrolü Prosedürü”ne göre işlem yapılır ve kayıt olarak saklanır.
Sözleşme veya talebin karşılanması süresi boyunca şartlar veya çalışmalar hakkında müşteri ile yapılacak tüm görüşmelerin yazılı olarak yapılması ve kayıt altına alınması esastır.
Sözleşmeden herhangi bir sapma olması durumunda derhal müşteri ile irtibat kurularak durum bildirilir.
İşe başlandıktan sonra her hangi bir nedenle sözleşmenin düzeltilmesi gerekiyorsa, sözleşmenin gözden geçirilmesi işlemi tekrar uygulanır ve yapılan tadilat bundan etkilenecek tüm birim veya personele bildirilir.

3.1.4. Deney işlemleri sırasında ölçüm güvenirliğini sarsacak şartlar oluştuğunda da LAB-PR-05 “Uygunsuzlukların Kontrolü Prosedürü”ne göre işlem yapılır.

3.2. Denetim Grubundan Gelen Deney Talepleri
3.2.1. Denetim Grubu tarafından deney yapılmak üzere laboratuvara getirilen numune cihazlar İdari İşler ve Lojistik personeli tarafından ePGD sistemi üzerinden teslim alınır. Sistem üzerinden teslim alınan cihazlara sistem otomatik olarak deney talep kodu verir.
3.2.2.Teslim alınan numune cihaz ve numune cihaza ait aksesuarlar İdari İşler ve Lojistik Personeli tarafından LAB-TL-01 “Doküman Kodlama Talimatı”na göre “Numune Etiketi” yapıştırılarak işaretlenir. Deney talep kodu laboratuvardaki tüm işlemler boyunca söz konusu numuneyi temsil eder. Deney talep kodu aynı zamanda taleple ilgili olarak düzenlenen tüm formlarda ve deney raporunda yer alır.
3.2.3. İdari İşler ve Lojistik personeli tarafından deney talebi olan numune cihazlar ePGD sistemi üzerinden ilgili laboratuvarlara teslim edilir. Numune cihazlara yapılacak deneylere ilişkin işlem sırası, deney laboratuvarları ve deney tarihleri, iş kapasitesi ve doluluk oranı ePGD sistemi üzerinden takip edilir.
3.2.4. Elektronik ortamda “ePGD” sistemi ile cihazlar laboratuvar içinde teslim alınır ve takip edilir.
3.2.5. Deney laboratuvarlarında LAB-FR-25 “Deney İzleme ve Kayıt Formu” bulundurulmakta ve yapılan her bir deney bu forma kaydedilmektedir. Bu şekilde yapılan tüm deneyler ve deney yapılan numune cihazlara ait bilgilerin kayıt altına alınması sağlanmaktadır.
3.2.6. İlgili Deney Laboratuvar Sorumlusu, yapılacak deneyleri, deney elemanlarını, deney zamanını, deney cihazlarını ve diğer kaynakları planlar. Bu plan dâhilinde ve ilgili deney laboratuvarı sorumlusunun koordinesinde deney işlemleri yürütülür.
3.2.7. Cihazın hangi laboratuvarda ve ne aşamada olduğu ePGD sistemi ile izlenir.
3.2.8. Deney Laboratuvarı tarafından deney işlemleri tamamlanan cihazlar için LAB-TL-15 “Deney Sonuçlarının Raporlanması Talimatı”na göre uygun deney raporu formatı (LAB-FR-32) kullanılmak suretiyle deneyi gerçekleştiren personel tarafından hazırlanır ve imzalanır. Hazırlanan Deney Raporu Laboratuvar Sorumlusu tarafından imzalanarak PGM Müdürünün onayına sunulur. Onaylanan Deney Raporu İdari İşler ve Lojistik Grubu tarafından LAB-TL-05 “Arşiv Talimatı”na göre muhafaza edilir. Deney raporları elektronik ortamda arşivlenmektedir.
3.2.9. Deney Raporunun ePGD sistemi üzerinden onaylanmasından sonra laboratuvar sorumlusu tarafından elektronik ortamda testleri tamamlanan numune cihazların kayıt numaraları İdari İşler ve Lojistik personeline iletilir. İdari İşler ve Lojistik personeli tarafından deney raporlarının ePGD sistemi üzerinden gönderildiğine dair bir üst yazı EBYS üzerinden TED’e gönderilir.
3.2.10. Numune cihazın deney sonucunda başarısız olması ve TED Dairesince yapılacak risk analizinde güvensiz bulunarak PGM’ye bildirilmesi durumunda, bu cihaza ilişkin deney masrafları LAB-FR-62 “Deney Ücreti/Masrafı Hesaplama Formu” ile hesaplanır ve numune cihazın ait olduğu firmadan deney masraflarının talep edilmesi amacıyla TED Denetim Grubuna verilir.
3.2.11. Denetim Grubundan gelen deney talepleri Telsiz ve Telekomünikasyon Terminal Ekipmanlarının Piyasa Gözetimi ve Denetimine Dair Yönetmelik kapsamında yapılır. Bu deney taleplerinin Kalite süreç ve parametreleri açısından 45 (kırk beş) iş gününde tamamlanması hedeflenmiştir.

3.3 Diğer Firma, Kurum ve Kuruluşlardan Gelen Deney Talepleri / Dışarıdan Gelen Deney Talepleri
3.3.1. Bu durumda da yukarıda 3.1 ile 3.2 maddesinde belirtilen kurallar ve bu kurallara ilave olarak aşağıdaki hususlar uygulanır. (3.şahıs ve kiralama yöntemiyle testler yapılmaktadır.)
• Cihaz teslim alınırken Deney Başvuru formu doldurularak, deney ücretinin Kurum banka hesabına yatırıldığına dair banka dekontu ve başvuru dilekçesiyle kuruma başvurulur. Genel evraktan geçerek EBYS sistemi üzerinden müdürün onayıyla teste alınır. Kiralamada başvuru dilekçesine göre talep uygun ise ücret yatırılması istenir. Laboratuvar uygunluğuna göre de tarih verilerek kiralama sözleşmesi imzalatılır. Bu sözleşmeye göre işlemler yapılır. Müşteri veya temsilcisi talepte bulunduğu deneylerin laboratuvar deney kapsamında belirlenen ölçüm belirsizlik değerini kabul etmiş sayılır. Kapasite ve iş yoğunluğuna göre süre verilir. Kapsam dışı veya yapılamayacak deneyler için müşteriye bilgi verilir.
• Deney işlemi tamamlandıktan sonra ilgilisine resmi yazı, telefon veya elektronik posta ile bilgi verilir. Teslim alınmayan cihazlar için PGM sorumlu tutulamaz. Bu durumdaki cihazlara hurda işlemi yapılır.
• Deney raporu iki nüsha olarak hazırlanır. Bir nüshası cihazlarla birlikte deney talebi sahibine verilir. Diğeri İdari İşler ve Lojistik Sorumlusu tarafından “Deney Raporları” dosyasına kaldırılır. Deney sonuçları elektronik ortamda gönderilmez.
Diğer firma, kurum ve kuruluşlardan gelen deney faaliyetleri PGM Müdürlüğünde “3. Kişilerin Test Taleplerine ilişkin Usul ve Esaslar”da belirtilen “Testler, numunelerin PGM’de teslim alınmasından itibaren mücbir sebepler hariç olmak üzere, en geç 45 işgünü içinde tamamlanır. Bu süre, PGM’nin iş yoğunluğu dikkate alınarak test talep eden ilgilinin onayı alınmak kaydı ile uzayabilir ya da PGM’ce ilgilinin test talebi reddedilebilir.” şartlarına uygun olarak gerçekleştirilir.

3.3.2. 3.şahıs ve Alt Yapı Kiralama Deney Taleplerinde Kurul Kararı ile onaylanan PGM test ücreti İndirimi aşağıdaki hususlar kapsamında uygulanır;
Telsiz ve Telekomünikasyon Terminal Ekipmanları Yönetmeliği’nde belirtilen cihazlara yönelik Ar-Ge faaliyetleri ve 4,5G ve 5G hizmet ve altyapı kapsamında yerli ürün geliştirmeye yönelik yürütülen çalışmalar kapsamında %75 indirim uygulanabilmesi için;
• Telsiz ve Telekomünikasyon Terminal Ekipmanları Yönetmeliği’nde belirtilen cihazlara yönelik Ar-Ge faaliyetleri yürüten firma, kurum ve kuruluşlardan gelen deney taleplerinde indirim uygulanabilmesi kapsamında “Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na bağlı Bilim ve Teknoloji Genel Müdürlüğü’nden” alınmış Ar-Ge merkezi olduklarına dair güncel resmi yazının tarafımıza ibraz edilmesi,
• 4,5G ve 5G hizmet ve altyapı kapsamında yerli ürün geliştirmeye yönelik yürütülen çalışmalarda indirim uygulanabilmesi kapsamında “TESK’e (Türkiye Esnaf ve Sanatkarları Konfederasyonu) bağlı oda/borsa ve TOBB (Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği) tarafından düzenlenmiş güncel Yerli Ürün Belgesinin ibraz edilmesi,
gerekmektedir.
(Ar-Ge ve Yerli Ürün Belgelerinin geçerlilik süresi düzenleme tarihinden itibaren bir yıldır).
3.4. Numune Cihazların Muhafazası, Nakli ve Kayıt Altına Alınması
3.4.1. Deney yapılacak cihazlar Denetim Grubu veya diğer müşteriler tarafından PGM’ye getirilir. Numune cihazların müşteriden teslim alınması öncesi ve teslim sonrasından PGM sorumlu değildir.
3.4.2. Numune cihazlar İdari İşler ve Lojistik Personeli tarafından teslim alındıktan sonra, bozulmalarını ve zarar görmelerini engelleyecek şekilde PGM deposunda muhafaza edilmektedir. PGM deposuna ve Laboratuvarlara giriş çıkışlar kartlı geçiş sistemi ile yapılmakta olup yetkisiz personelin laboratuvarlara ve depoya erişimi engellenmektedir.
3.4.3. Numune cihazların laboratuvar binası dışına çıkarılmalarına, personel tarafından deney işlemleri haricinde başka amaçlar ile kullanılmalarına izin verilmez.
3.4.4. Numune cihazlar LAB-TL-01 Doküman Kodlama Talimatına göre etiket yapıştırılarak işaretlenmekte ve kayıt altına alınmaktadır.
3.4.5. Laboratuvarda numune cihazın kimin sorumluluğunda hangi deney aşamasında olduğu Elektronik ortamda ePGD sistemi ile takip edilmektedir.